在庫切れを先に知らせるBotで、
月末の事務から解放。

青果や食品の卸売は、季節によって扱う品目も量も大きく変わる。繁忙期には出荷が増え、それに合わせて在庫の確認、受発注のやりとり、スタッフの勤怠管理といった事務作業も一気に膨らむ。

岡山県で食品・青果の卸売を営む同社では、こうした事務の多くを月次のExcelによる手作業で回していた。抱えていた課題は次のとおりである。

• 在庫管理が手作業頼み

  在庫の状況は、Excelを更新して初めて分かる。繁忙期には更新が追いつかず、欠品に気づくのが遅れるおそれが常にあった。

• 受発注メールを一から作成

  仕入先や取引先とのやりとりは、メールを一通ずつ作って送っていた。件数が増えるほど、作成の手間と送り間違いへの気づかいが増えていく。

• 勤怠集計と締め処理の負担

  勤怠もExcelで集計しており、月末の締め処理には手間がかかった。繁忙期は事務が追いつかず、締め処理のミスも不安の種だった。

一つひとつは小さな作業でも、繁忙期に重なれば大きな負担になる。事務に追われるほど、本来の仕事である仕入れや販売に向き合う時間が削られていた。

• 事務時間を月およそ28時間削減

  在庫・受発注・勤怠の自動化により、事務時間を月およそ28時間、金額にして約8.4万円分削減した。

• 在庫切れを自動で通知

  在庫が一定量を切れば自動で通知が届く。欠品に気づくのが遅れる不安から解放された。

• 受発注メールは確認して送るだけ

  一通ずつ作っていたメールは、AIが用意した下書きを確認して送る形に変わった。

大きなシステムを入れ替えるのではなく、毎日の小さな手間を一つずつ仕組みに変えていく。その積み重ねが、繁忙期でも落ち着いて仕事ができる環境につながっている。