「昼は現場、夜は事務」を、
スマホひとつで終わらせる。

設備工事の会社では、社長自らが現場に立つことも珍しくない。施工の品質を守るのは現場だが、会社を回すには見積・請求・工程管理といった書類仕事も欠かせない。その両方を少人数で担うと、どこかに無理が生まれる。

埼玉県で空調設備の施工を手がける同社は、10〜30名の体制である。その書類仕事が、社長一人に集中していた。

• 事務が社長に集中

  見積・請求・工程管理のすべてを、社長個人が抱えていた。日中は現場に出て、夜に事務をこなす。そんな二重生活が続いていた。

• 書類ごとに作り直し

  見積書・注文書・納品書・請求書は、それぞれ別のExcelで作り直していた。同じ案件の情報を、書類が変わるたびに入力し直す必要があった。

• 転記ミスと発行漏れ

  番号や金額を書き写すたびに、転記ミスや発行漏れが起きていた。ミスに気づけば、その修正にまた時間を取られる。

現場の仕事に全力を注ぎたくても、夜の事務が待っている。社長の時間と集中力が、書類仕事に奪われていた。

• 事務作業を月およそ40時間削減

  見積から請求までの流れを仕組みにしたことで、事務作業を月およそ40時間削減した。

• スマホ操作だけで、見積から請求まで

  日中は現場、夜は事務という働き方から、スマホの操作だけで見積から請求までが完了する働き方に変わった。

• 転記ミスがなくなった

  一度入力すれば各帳票がそろうため、転記ミスがなくなった。

書類仕事を仕組みに任せたことで、社長は本来の仕事である現場と経営に時間を使えるようになった。小さな会社ほど、一人に集中した負担を減らすことの効果は大きい。